我是如何逐步構建內部協同辦公系統的
2007年，我在書店裏面看到了一本書，叫做《投資指南》。我自己其實對股票什麽的不感興趣，對市面上的各種理財的書也都是敬而遠之。但看到這本書，我覺得收獲頗多，講的特別專業。于是我就把作者的所有書都買來讀。
说到这儿，也许已经有朋友猜到了作者是谁。对，没错，一个叫罗伯特的人。他的书写了很多，从大方向上来讲，可以分为个人财商教育和企業管理两个大方向。我们今天聊的内部协同办公系統和他有什么关系呢？我们先来看一张图：
這是羅伯特在他的《辭職創業前的十堂課》裏面給出的B-I三角。他認爲一個創業團隊必須具備 産品、法律、系統、沟通、现金流这五个方面的能力。其实从这个图来分析，也可以很容易理解为什么大多数的人创业会失败了，因为他们往往只具备某一方面的能力，比如産品。其他的方面都极度欠缺。
我看到《十堂课》这本书之后，仔仔细细的研读了很多遍。我自己个人最擅长的是産品设计，逻辑性比较强。构建系統也是我的强项，但沟通，现金流，法律方面是我的弱项。2007年到2010年这三年，我在这些方面做了一些准备。然后2010年正式成立公司创业，开始了自己的開源軟件创业之路。
肯定有朋友會問，你爲什麽選擇開源軟件來作爲自己的創業方向。還是用B-I三角中的使命來回答吧。 一個團隊還是要有自己的精氣神，這樣才能吸引到和你志趣相投的朋友一起來創業。沒有自己精氣神的團隊是走不長遠的。我創業要做的方向就是爲中小企業提供專業的管理工具，也就是B-I三角中的 系統這個層面。
为什么选择以系統为我的主要创业方向呢？每个团队一定要找到自己的特色，然后尽一切可能放大加强这个特色。我自己逻辑性比较强，做事比较条理，能把比较复杂的事情理清楚，然后给别人讲清楚。再加上我自己也可以做开发，所以做工具，做系統是我的强项。
既然选择了系統软件来作为我的主要创业方向，那就先从解决自己内部问题来入手吧。
首先要解決的是搭建的內部共享服務器，用來作爲文件共享，打印共享等等。一開始的時候是用普通的pc機器來作爲內部的服務器。後來各種微型服務器越來越多，我們也先後嘗試過龍芯的盒子主機、群晖的NAS服務器、聯想的高清PC、HP的Gen8服務器，也還研究過工控機。
後來有夥伴是在遠程辦公，互聯互通的需求比較強烈，我們也購買了青雲的雲主機來作爲我們內部的服務器。然後使用青雲提供的openvpn服務組建了安全內網，解決了異地辦公互聯互通的問題。
操作系統几乎每个发行商都在用了，windows xp, win7, win10, macos, linux。服务器端主要用的是linux，办公桌面主要还是用windows系列。
在這兒還需要提一下內部的辦公網絡。人少的時候用的是無線，但無線還是不穩定，機器一多，就會出問題。後來還是請網絡公司布線，主要的上網手段還是有線，無線作爲補充。公網接入上100M。在這方面的投入也沒有多少，能提供一個穩定的網絡環境還是非常重要的。
內部通訊手段主要是用QQ。微信基本上不用。从办公的效率来讲，还是QQ的沟通效率会比较高。我们也有在开发自己内部的聊天软件，作为补充和辅助。后面也会作为一个産品发布出来。
電話方面申請了一部座機，和客戶主要是用400電話。因爲線路的限制，一個辦公室能夠接入的座機有限，所以主要還是用400電話。400電話現在也是標配了，就不贅述。大家在選購400電話之前，注意搜索下要買的號碼是否被用過，是否有過不好的記錄，這一點提醒下創業的朋友們。
內部研發需要用到源代碼管理。目前主流的两个源代码管理工具：subversion和git我们都在用。我们的雲禅道服务也有提供svn和git的在线托管服务，所以我们自己的源代码库也都放在雲禅道上。这样自己的服务自己天天用，有什么问题就可以及时发现。
說到源代碼管理，我們並沒有那麽激進，一定要全部切換到git之類的。其實如果內部辦公的話，subversion還是有很多優點的：集中管理、更好的權限控制、概念簡單、工具文檔支撐好。
再就说到研发项目管理了，这也是我们第一个主要的産品：禅道項目管理軟件了 。我自己之前工作的主要经历也是在研发方面。开发、测试、项目管理、産品设计等方面的工作都做过，所以对这方面有自己的优势。2009年前后市面上的项目管理软件可以分为两大类：商业的和开源的。商业的软件以微软的TFS，HP的QC为代表。开源的则是redmine、trac为代表。我仔细研究过他们的功能：商业的软件太重，和他们的其他産品绑定太紧。开源类的软件功能缺失，更新不及时，没有中文的本地支持。所以这是我的机会。禅道做了三年，开始陆续有了收入。到今天，也成为了国内研发项目管理软件的使用最广泛的软件。
做自己的産品，一定要自己天天用。我刚开始创业的时候，只有自己一个人。但我很自豪的是从禅道的0.1版本开始，禅道自身的项目管理就用禅道管理起来了，大家可以看我们的记录： 禅道項目管理第四期::任務列表
做一个産品，研发其实只占其中的一部分时间。我们这几年在运营禅道这个産品过程中，我们还花费了将近一半的时间在周边的事情上，这其中包括：文档的撰写、技术支持、新闻发布、下载等等。这就要说到 如何构建産品的官网了。
其實做網站，每個程序員都有自己的選擇。我自己寫程序，也是從大學時候幫系裏面做網站開始的。工作後也先後玩過drupal、wordpress、phpcms、discuz等等軟件。玩到後來，就覺得總是不和自己的要求。然後就自己寫。2005年的時候就開始寫了，當時只是搭建自己的個人博客用。後來創業後，就在這個基礎上開發禅道的官網。這開發就從2009年開發到了2013年。我們先後做了論壇、問答、開放平台、積分、積分兌換禮品、在線視頻、手冊、FAQ等等功能。有力的支撐了禅道軟件的發展。
2013年的时候，我们将这个内部的系統整理，做成通用的版本，将其发布出来，就是我们的第二款産品了： 蟬知 企業門戶系統。肯定会有朋友问，蟬知企業門戶和其他的cms系統的区别在什么地方呢？蟬知最主要的有几点：功能的集成度高（你能想到的功能基本都有了，但不是大而全，而是高度集成）、设计的自由度高（你想把网站设计成什么样都可以，程序不会成为限制）、扩展容易（基础的功能都有了，创业团队可以自己开发自己的模块）。我们有一个做saas门户的客户，一位php程序员，在蟬知基础上，花了不到半年，写出了他们整个的门户和业务流程。就是很好的例子。
13年後我們的團隊成員也逐漸擴大，再加上2B領域的競爭越來越激烈，我們也在想，我們還能做什麽。思考了很久，有了我們的 第三个産品：然之协同办公系統。然之主要的功能是客户管理、日常办公、现金流管理、内部分享、工资绩效、工作流等。截止到今天，我们团队日常的流程基本上都用我们自己的産品和服务管理了起来。
每个人每天早上登录然之协同，整理自己当天的待办。登录记录会自动作为考勤记录。待办可以自己安排，或者从自己参与的项目负责的任务中筛选。销售团队主要使用客户管理模块对客户进行跟踪管理。研发团队主要使用禅道项目管理来做研发。运营团队、HR、行政等部门主要使用然之里面的任务管理、绩效考核模块等来完成日常的协同。我们所有的网站和在线服务则都是使用蟬知来搭建。蟬知里面的订单，用户、反馈等信息可以集成到然之系統中。
公司的每一筆收入、支出、轉賬、投資等等都用然之的記賬模塊記錄了下來。我可以很自豪的說公司這幾年的賬目可以做到一分不差。每月初用然之來做考勤、績效、工資，我會把記賬模塊中的報表導出爲excel，轉發給我們的股東和內部行過權的同事（公開透明，取信于人）。
這篇稿子其實是源自知乎上一位網友的提問，她提問： 如何低成本高效率的建立一套可跨平台跨地域的小型创业团队工作环境？ - 移动互联网 。我之前一直覺得還沒有准備好，今天總算是把我們自己做的一些嘗試和努力整理出來，也算是回答了她的提問。
除了这些外，还有一些系統和大家分享下。邮件系統我们使用的企业的腾讯邮箱，最开始时用的免费的，后来升级到他们的收费版本，其实就只用一个功能：登录ip地址限制。因为发诈骗邮件的太多了。我们自己内部正在开发的还有推广使用的系統，加上之前说的内部IM系統，这两个还不成熟，所以就没有作为産品对外推广。
其实只要有客户订单，一个公司，一个团队就会涉及到産品、系統、法律、沟通、现金流 这五个方面。所谓麻雀虽小，五脏俱全，就是这个道理。从这个角度来讲，为什么有那么多的创业公司会倒闭，想想其实也太正常了。因为大部分的团队可能只擅长做産品（有好的想法）。法律层面可能有问题，比如创业兄弟分手成为敌人的，也比比皆是。或者因为期权而各种撕的，也是不是见诸媒体。这些其实都是法律层面没有解决好问题。有的团队一直没有销售，産品卖不出去，没有现金流，也就很难生存下去。
我们的创业方向主要是做系統，期望通过软件这种方式，将我们自己对这些问题的思考和解决方案固化到软件中，提供给我们的用户和客户，希望能够帮他们梳理好自己内部的管理流程。而且我们的産品核心的功能都放在了开源版本，大家可以免费使用，还可以做二次开发。即使将来有一天我们团队不存在了，软件还可以继续生存发展下去。这就是我们要做的事情了： 爲天下企業提供專業的管理工具！
題圖來源： http://www.strategies.com/blog/wp-content/uploads/2014/07/teamwork3.jpg?w=300
