疫情期間，我們如何保證企業正常運營
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1月26日農曆大年初二，也就是國務院辦公廳發布《關于延長2020年春節假期的通知》的前一天，春哥召集我們開了一次網絡會議。由于衆所周知的原因，大年初二的會議沒有一點歡慶的氣氛，大家意見非常統一，所有員工一段時間內在家辦公，還一起確定了需要提前 【准備的工作】：
1. 网络和VPN的准备
外地沒有帶電腦的同事只能使用其他電腦，我們集中安排時間通過遠程協助的方式安裝VPN軟件，解決訪問公司內部網絡的問題。
2. 提升密码安全
給這些更換辦公電腦的同事重置各個內部管理系統密碼。提前約定好：密碼傳遞後立即修改成複雜密碼，避免泄漏。得益于我們早就有成熟的異地局域網穿透方案，網絡問題沒有花費我們太多時間。另外我們辦公常用的軟件除了喧喧都是BS架構的，大家切換辦公設備的成本較低。
3. 现场值班安排
每天一位同事到公司值班，主要負責必須在公司處理的工作，如合同快遞的收發、資料蓋章、開發票等。開發票需要在固定的電腦上操作，雖然大多數情況下可以直接開電子發票，但是也有特殊要求必須紙質發票。我們解決的辦法是財務大姐在家裏直接遠程控制發票機器，開票打印，值班的同事蓋下發票章就可以。
4. 每日例会安排
制定各個部門（內部我們稱阿米巴）每日例會的時間和參與人員，以及部門主管（巴長）會議時間。盡最大的努力保持溝通順暢。
以上是我們在遠程辦公前做的准備工作，遠程辦公會在團隊管理、辦公環境上給企業和員工帶來很多挑戰。 若非必要，我們建議盡可能的避免遠程辦公 。当前使用远程办公的方式能避免人员接触 ，又能保障企业的正常运行，是一个相对可行的方案。等疫情结束后应该尽快恢复正常的工作模式。
针对当前特殊环境我们總結了以下五点，希望能够对大家有所帮助，衷心祝愿所有的中国企业都有一个光明的未来。
一、網絡問題
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二、溝通工具
遠程辦公最重要的工具當屬溝通工具，現在市面上的溝通工具有很多：Zoom、微信、釘釘等。建議大家根據不同的需要，選擇合適的工具。
就溝通工具來說，小規模的語音討論建議使用微信。微信群語音比較便捷迅速，但是微信限制最多只能9人同時參與。視頻會議可以使用 Zoom。Zoom沒有參會人數的限制，而且Zoom目前取消了免費會議40分鍾的限制，同時桌面共享效果也比其他軟件好。關于釘釘，如果企業團隊已經在使用釘釘的話，那使用釘釘的成本會更低一些。
遠程辦公時期，溝通方面需要特別重視的一點就是保密工作。我們內部的語音溝通和網絡會議是Zoom+微信組合，但文字聊天和文件傳輸都使用喧喧，企業內部的業務數據和文件還是使用私有部署的聊天系統比較放心一些。
如果受條件限制必須使用微信傳輸一些文件的話，建議 添加加密傳輸，哪怕只用zip加密壓縮一下也更安全，因爲遠程辦公有可能是多人使用個人電腦，數據安全方面很難保證。
最後所有工作相關的聊天記錄，都要 做好備份，避免因爲使用一些個人的通訊設備或者電腦工作造成數據丟失。更多关于沟通工具更深入的使用，我们近期会开设关于遠程辦公的免費公開課，歡迎大家 報名預約。
三、協同辦公軟件
我们日常使用的主要软件都是自己的産品，大家异地办公的这几天里，我们研发项目依旧在顺利的进行着，最新一期项目的数据给大家分享一下：
可以看到遠程辦公對我們的項目管理工作沒有帶來太大的影響，禅道裏面的需求、任務、bug管理好了，遠程辦公的影響可以降到最低。
遠程辦公的這幾天裏， 協同辦公系統 的重要性也顯現出來，這兩天財務和商務的同事反饋，內部的發票管理功能給他們幫助很大。我個人從系統的角度分析：發票信息跟客戶合同信息關聯，同時跟收入記賬關聯，進而收入數據跟大家的工資提成關聯。如果沒有協同工具支撐，這些會消耗很多的人力資源，而且容易出錯。我們辦公的信息化成果值得小小的驕傲一下。
然之協同辦公系統发票管理页面截图
在一個辦公室裏，市場人員可以把用戶反饋的問題及時的發送給研發部門；各個部門的主管可以從財務人員那裏拿到相應的收入數據，從而計算自己所管部門員工的獎金提成；商務人員吼一嗓子，就可以找財務的同事開一張發票。
在遠程辦公的模式下，你會發現，這些之前非常簡單的跨部門協作，突然變得異常艱難。主要的原因就是 之前通過面對面溝通交流，及局域網各類文件傳輸實現信息傳遞的通道因爲遠程被中斷，各個辦公系統的信息孤島就顯現出來了 。遠程辦公的模式下這些問題都一一浮現出來，而且對企業的運營影響很大。
建議企業一定要建立自己的全流程內部協同系統，越快越早越好。經過二十多年的發展，企業各方面業務的管理協作工具已經發展的非常成熟，如財務、進銷存、 crm等系統，但是跨部門、跨業務的協同工具還不是很成熟，各系統的數據打通是第一步，進一步就是根據企業自身業務情況建立跨部門的業務處理系統，建議在企業現有的內部管理系統基礎上，擴展實現這個目標。如果需要一個全新的協同辦公軟件，我們的 然之是一個不錯的選擇。
考虑到这次疫情对中国企业造成的冲击，与協同辦公系統对当下企业运转的必需性， 然之協同 雲辦公平台選擇與廣大企業用戶相互扶持，現推出免費套餐，所有企業可以直接開通使用 ：
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如果一定時間內需要遠程辦公，管理層應該盡快將工作中跨部門協作相關的問題整理出來，制定統一的處理流程，公布給各個部門，不要等問題暴露出來再去救火。
四、團隊信任
遠程辦公對于團隊間的相互信任也是一個極大的挑戰，畢竟不是面對面的溝通，需要用文字溝通代替很多的語音溝通，非常容易産生一些理解上偏差，尤其在當下的艱難時期，更容易情緒浮躁。
這種時候每一位團隊成員都要更重視自己語言的組織，多感謝和鼓勵其他成員，營造輕松高效的溝通氛圍。困難時期我們的同胞需要我們的鼓勵和溫暖，我們的同事更需要，空間上分開了，心更要凝聚在一起！
五、自我管理
早在五年前，我们团队就有远程办公的同事，四位远程办公的同事，两位效果不错，两位以离职收场。我们總結了一下， 遠程辦公對員工的自我管理要求非常高。
這裏面除了辦公環境、辦公設備等諸多方面的困難需要克服外，對大家的自控力，甚至基礎的職業化要求都産生了極大挑戰。所以我們給出以下兩點建議：
建議1：個人層面，雖是遠程辦公（大多是在家裏），盡量准備一個獨立的辦公區域，跟家人和同事約定好，工作時間表，有時候必要的做一些儀式化的工作，比如跟家人說一聲，我開始工作了，一個小時內不要打擾我等等。
建議2：公司層面，需要制定明確的每日溝通流程，各部門定時召開網絡會議，幫助大家養成良好的工作習慣。就好比我們團隊每天都會組織大家進行阿米巴經營會議，遠程辦公時期我們依舊照常舉行。這樣的例會形成慣例後會幫我們解決很多諸如溝通、協作等問題。
總結
以上五點就是我們團隊 關于遠程辦公方面的經驗，在這個特殊時期，我們還做了一些其他的工作，希望我們的行動能夠給大家帶來一些幫助。
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最後，期待與各位夥伴一起參與探討互助，特殊時期，共渡時艱！
